6.6 Finanz- und Rechnungswesen
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Rechtliche |
Die Grundlage für alle Aktivitäten im Finanzwesen ist das interne Kontrollsystem (IKS), welches – auf Anweisung des MBAs – in verschiedene Prozesse gegliedert und sinngemäss auf die BFS Struktur angepasst ist.
Wichtige gesetzliche Grundlagen sind:
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Budget und Jahresabschluss |
Das Budget und der Jahresabschluss werden vom Rektorat und auf der folgenden Basis gemäss Vorgaben des MBAs erstellt:
Das Budget und der Jahresabschluss werden von der Schulkommission beraten und zur Kenntnis genommen.
Die finanzverantwortliche Person stellt ab dem 2. Semester monatlich eine Übersicht über den Kreditstand der laufenden Rechnung zu Handen des Rektorats und des Verwaltungsleiters zusammen.
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Leistungsbezüge / |
Beschaffungen (P6.6-01) erfolgen im Rahmen der zugeteilten Budget-Kompetenzen (D6.6-03). Alle Bestellungen über CHF 10‘000 (einmalig) müssen vom Rektorat freigegeben werden. Bei Bestellungen über CHF 50‘000 im Einzelfall respektiv über CHF 20‘000 jährlich wiederkehrend ist ein schriftlicher Antrag (F6.6-04) zu erstellen und zu begründen.
Weitere geltende Unterlagen sind CRG §34-43, FCV §40, HBR Kapitel 2.7 / Kapitel 5.4.3 und Bestimmungen über öffentliche Beschaffungen.
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Ausgaben- |
Das Dokument D6.6-03 regelt die Ausgabenkompetenzen des pädagogischen Teils der Schule.
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Kreditoren |
Die Kreditorenrechnungen werden im Buchungszentrum (BuZ) des Kantons Zürich eingescannt und via Vorsystem (Maxflow) im SAP zur Zahlung erfasst.
Das Rektorat erteilt die Zahlungsfreigabe / -anweisung nach Vollständigkeitsprüfung.
Weitere geltende Unterlagen sind CRG §34-43, FCV §40, RLV §35 und HBR Kapitel 2.7 / Kapitel 5.4.3.
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Debitoren |
Die Debitorenbuchhaltung im SAP erfolgt durch Erfassen der Fakturen mittels Eco web. Die Einnahmen erfolgen direkt an die Staatsbuchhaltung.
Weitere geltende Unterlagen sind CRG §59 lit. b, RLV §33 und HBR Kapitel 5.5.
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Spesen für Reise, Aus- und Weiterbildung |
Bei Reisespesen für angeordnete Dienstreisen und Weiterbildungskurse via Salärzahlung ist das Spesenformular der Bildungsdirektion F6.6-03 zu verwenden.
Dienstreisen von Lehrpersonen ins Ausland müssen mit dem Formular F6.6-02 bei der Schulleitung beantragt und von dieser bewilligt werden. Im Anschluss können die Spesen mit dem Formular F6.6-03 abgerechnet werden.
Weitere geltende Unterlagen sind das Personalgesetz, die Vollzugsverordnung zum Personalgesetz (§ 55 Abs. 2, 3) und die Vollzugsverordnung zum Personalgesetz (§ 64-77).
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Kasse |
Das Dokument D6.6-02 regelt den schulinternen Umgang mit Bargeld und der Kasse und hat Gültigkeit für alle Mitarbeitenden der Verwaltung.
Weitere geltende Unterlagen sind im HBR Kapitel 5.3.
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Lager / Inventar |
Die Inventarisierung erfolgt im BFS Inventar-Tool, der Medienbestand der Mediothek in WinMedio und ist im Dokument D6.2-06 geregelt.
Weitere geltende Unterlagen sind CRG §59 lit. c, RLV §38 und im HBR Kapitel 6.
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Fotokopien |
Das Dokument D6.6-01 regelt den Umgang und den Gebrauch von Fotokopien für Unterrichtszwecke. |
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Spesen Kleinmaterial |
Lehrpersonen sind verpflichtet Büromaterial für den Eigenbedarf ausschliesslich im KDMZ E-Shop zu bestellen. Der Einkauf von Kleinmaterial für Fachgruppen durch den/der Leiter-in im Rahmen des gewährten Budgets ist frei. Die Spesen sind mit dem Formular F6.6-01 abzurechnen und einzureichen. |
| Fremdsprachen-Prüfungskosten |
Mit dem Formular F6.6-05 kann eine Kostenbeteiligung der Schule an Fremdsprachen-Prüfungskosten beantragt werden. |