6.6  Finanz- und Rechnungswesen


 

Rechtliche Grundlage

Die Grundlage für alle Aktivitäten im Finanzwesen ist das interne Kontrollsystem (IKS) welches – auf Anweisung des   MBA – in verschiedene Prozesse gegliedert und sinngemäss auf die BFS Struktur angepasst ist.

 

Wichtige gesetzliche Grundlage sind:

  • das Handbuch für Rechnungslegung (HBR).
  • das Gesetz über Controlling- und Rechnungslegung (CRG)
  • die Finanzcontrollingverordnung (FCV)
  • die Rechnungslegungsverordnung (RLV)

 

Budget und Jahresabschluss

Das Budget und der Jahresabschluss werden vom Rektorat und auf der folgenden Basis gemäss Vorgaben des MBA erstellt:

 

  • CRG §14-32
  • FCV §9-14
  • Budgetformular Berufsfachschulen
  • RLV §44-57
  • HBR Kapital 3 Rechnungslegungen –   Allgemeiner Teil
  • Instruktionen
  • Terminvorgaben

 

Das Budget und der   Jahresabschluss werden von der Schulkommission beraten und zur Kenntnis   genommen.

 

Die Finanzverantwortliche Person stellt ab dem 2. Semester monatlich eine Übersicht über den Kreditstand der laufenden Rechnung zu Handen des Rektors und des Verwaltungsleiters zusammen.

 

Leistungsbezüge   /

Einkauf

Beschaffungen (P6.2-02) erfolgen im Rahmen der zugeteilten Budget-Kompetenzen (D6.6-03 und D6.6-04). Alle Bestellungen über CHF 10‘000 (einmalig) müssen vom Rektor freigegeben werden. Bei Bestellungen über CHF 50‘000 im Einzelfall respektiv über CHF 20‘000 jährlich wiederkehrend ist ein schriftlicher Antrag (F6.6-04) zu erstellen und zu begründen.

 

Weitere geltende Unterlagen sind CRG §34-43, FCV §40, HBR  Kapitel 2.7 / Kapitel 5.4.3 und Bestimmungen über öffentliche Beschaffungen.

 

Ausgabenkompetenz

Das Dokument D6.6-03   regelt die Ausgabenkompetenzen des pädagogischen Teils der Schule.

 

Das Dokument D6.6-04 regelt die Ausgabenkompetenzen der  Verwaltungsangestellten.

 

Kreditoren

Die Kreditorenrechnungen werden im Buchungszentrum (BuZ) des Kantons Zürich eingescannt und via Vorsystem   (dispsIN) im SAP zur Zahlung erfasst.

 

Der Rektor erteilt die Zahlungsfreigabe / -anweisung nach Vollständigkeitsprüfung.

 

Weitere geltende Unterlagen sind CRG §34-43, FCV §40, RLV §35 und HBR Kapitel 2.7 /  Kapitel 5.4.3.

 

Debitoren

Die Debitorenbuchhaltung im SAP erfolgt durch erfassen der Fakturen mittels EcoOpen. Die Einnahmen erfolgen direkt an die Staatsbuchhaltung.

 

Weitere geltende Unterlagen sind CRG §59   lit. b, RLV §33 und HBR Kapitel 5.5.

 

Spesen für Reise, Aus- und Weiterbildung

Bei Reisespesen für angeordnete Dienstreisen und   Weiterbildungskurse via Salärzahlung ist das Spesenformular der Bildungsdirektion F6.6-03 zu verwenden.

 

Dienstreisen von Lehrpersonen ins Ausland müssen mit dem  Formular F6.6-02 bei der Schulleitung beantragt und von dieser bewilligt werden. Im Anschluss können die Spesen mit dem Formular F6.6-03 abgerechnet werden.

 

Weitere geltende Unterlagen sind das Personalgesetz, die Vollzugsverordnung zum Personalgesetz (§ 55 Abs. 2, 3) und die Vollzugsverordnung zum Personalgesetz (§ 64-77).

 

Kasse

Das Dokument D6.6-02 regelt den schulinternen Umgang mit Bargeld und der Kasse und hat Gültigkeit für alle Mitarbeitenden der Verwaltung.

 

Weitere geltende Unterlagen sind im HBR Kapitel 5.3.

 

Lager   / Inventar 

Die Inventarisierung erfolgt im BFS Inventar-Tool, der   Medienbestand der Mediothek in WinMedio und ist im Dokument D6.2-06 geregelt.

 

Weitere geltende Unterlagen sind CRG §59 lit. c, RLV §38 und im HBR Kapitel 6.

 

Fotokopien

 

Das Dokument D6.6-01 regelt den Umgang und den Gebrauch von Fotokopien für Unterrichtszwecke.

 

Spesen Kleinmaterial

 

Lehrpersonen sind verpflichtet Büromaterial für den Eigenbedarf ausschliesslich im KDMZ E-Shop zu bestellen.

 

 

Der Einkauf von Kleinmaterial für Fachgruppen durch den/der Leiter-in im Rahmen des gewährten Budgets ist frei. Die Spesen sind mit dem Formular F6.6-01 abzurechnen   und einzureichen.