6.6 Finanz- und Rechnungswesen
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Rechtliche |
Grundlage für alle Aktivitäten im Finanzwesen ist das interne Kontrollsystem (IKS), welches – auf Anweisung des MBAs – in verschiedene Prozesse gegliedert und an die BFS-Struktur angepasst ist.
Wichtige gesetzliche Grundlagen sind:
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Budget und Jahresabschluss |
Das Budget und der Jahresabschluss werden vom Rektorat und gemäss Vorgaben des MBAs erstellt:
Das Budget und der Jahresabschluss werden von der Schulkommission beraten und zur Kenntnis genommen. Die finanzverantwortliche Person stellt ab dem 2. Semester monatlich eine Übersicht über den Kreditstand der laufenden Rechnung zu Handen des Rektorats und des Verwaltungsleiters zusammen.
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Leistungsbezüge / |
Beschaffungen (P6.6-01) erfolgen im Rahmen der zugeteilten Budget-Kompetenzen (D6.6-03). Alle einmaligen Bestellungen über CHF 10‘000 müssen vom Rektorat freigegeben werden. Für einmalige Bestellungen über CHF 50‘000 bzw. für jährlich wiederkehrende über CHF 20‘000 ist ein schriftliches und begründetes Gesuch bei der Bildungsdirektion des Kantons Zürichs einzureichen. Weitere geltende Unterlagen finden sich in CRG §34-43, FCV §40, HBR Kapitel 2.7 / Kapitel 5.4.3 und in den Bestimmungen über öffentliche Beschaffungen.
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Ausgaben- |
Das Dokument D6.6-03 regelt die Ausgabenkompetenzen des pädagogischen Teils der Schule.
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Kreditoren
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Die Kreditorenrechnungen werden im Buchungszentrum (BuZ) des Kantons Zürich eingescannt und via Vorsystem (Maxflow) im SAP zur Zahlung erfasst. Das Rektorat erteilt die Zahlungs-Freigabe oder -Anweisung nach der Vollständigkeitsprüfung. Weitere geltende Unterlagen finden sich in CRG §34-43, FCV §40, RLV §35 und HBR Kapitel 2.7 / Kapitel 5.4.3.
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Debitoren |
Die Debitorenbuchhaltung im SAP erfolgt durch Erfassen der Fakturen mit Eco web. Die Einnahmen erfolgen direkt an die Staatsbuchhaltung. Weitere geltende Unterlagen finden sich in CRG §59 lit. b, RLV §33 sowie HBR Kapitel 5.5.
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Spesen für Reisen, Aus- und Weiter- bildung |
Bei Reisespesen für angeordnete Dienstreisen und Weiterbildungskurse via Salärzahlung ist das Spesenformular der Bildungsdirektion F6.6-03 zu verwenden. Dienstreisen von Lehrpersonen ins Ausland müssen mit dem Formular F6.6-02 bei der Schulleitung beantragt und von dieser bewilligt werden. Im Anschluss daran können die Spesen mit dem Formular F6.6-03 abgerechnet werden. Weitere geltende Unterlagen finden sich im Personalgesetz in der Vollzugsverordnung zum Personalgesetz VVO (§55 Abs. 2, 3) und (§64-77).
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Kasse |
Das Dokument D6.6-02 regelt den schulinternen Umgang mit Bargeld und mit der Kasse. Es hat Gültigkeit für alle Mitarbeitenden der Verwaltung. Weitere geltenden Unterlagen finden sich im HBR Kapitel 5.3.
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Lager / Inventar |
Die Inventarisierung erfolgt im BFS-Inventar-Tool, der Medienbestand der Mediothek in WinMedio. Das Dokument D6.2-06 regelt die Inventarisierung. Weitere geltende Unterlagen finden sich im CRG §59 lit.c, RLV §38 und im HBR Kapitel 6.
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Spesen Kleinmaterial |
Lehrpersonen sind verpflichtet, Büromaterial für den Eigenbedarf ausschliesslich im KDMZ E-Shop zu bestellen. Der Einkauf von Kleinmaterial für Fachgruppen durch die Fachgruppen-Leitung ist im Rahmen des gewährten Budgets frei. Die Kleinmaterial-Spesen sind mit dem Formular F6.6-01 abzurechnen und einzureichen.
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Fremdsprachen-Prüfungskosten |
Mit dem Formular F6.6-05 kann eine Kostenbeteiligung der Schule an Fremdsprachen-Prüfungskosten beantragt werden.
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Sprachaufenthalt mit Berufspraktikum |
Mit dem Formular F6.6-06 kann eine Kostenbeteiligung der Schule am Movetia Berufspraktikum (Sprachaufenthalt) beantragt werden. |